Можно ли идти на красный свет? Диалоги про налоги

1.1. Можно ли начать бизнес случайно?

Вас посетила мысль «начать свой бизнес»? Но можно ли начать что-то случайно? Иногда бывает судьба, удача выводит. Например, мой путь к бизнесу, кажется, был случайным, просто стечение обстоятельств!

Я уволилась с одной работы, но еще не устроилась на другую, находилась в поиске и раздумье. В это «межсезонье» ко мне обратились за консультацией.

В 2007 году мой приятель стал директором представительства в РФ одного немецкого завода. Вопрос был связан с таможенным оформлением и ввозом товара. Брокеры предложили схему снижения пошлин – занижение таможенной стоимости через компанию-брокера. Схема мне не понравилась, и я объяснила почему. Несмотря на то, что так делали многие – риск выявления разницы между закупочной и таможенной стоимостью был высокий.

Немцы усомнились. Брокер говорил одно – я другое. Вроде брокеры не последние на рынке, плохого не посоветуют… И, как настоящие бюргеры, они пошли к своим юристам, в российский филиал немецкого консалтинга.

Консультация стоила 5 000 евро за 2 часа! Даже сейчас – это немало, а тогда у генерального директора была зарплата в 2 000 евро. Они слово в слово повторили мою позицию – вот так. В итоге немецкие заказчики наняли меня в качестве налогового консультанта. А что? Тот же результат за меньшие деньги. Вроде случайно – но я стала работать на себя!

Но на самом деле такая якобы случайность – это результат много-думья или много-ученья. Ты хочешь что-то изменить, интуитивно читаешь или участвуешь в чем-то.

Подумайте сами, а где вы проводили время накануне перемен в вашей жизни? Чем занимались, что читали, с кем разговаривали, пока не начали заниматься своим бизнесом, любимым проектом?

«Самую большую ошибку люди делают, когда они не пытаются заработать тем, что им больше всего нравится», – Малькольм Форбс.

Но как из увлечения сделать действительно финансово успешный бизнес?

Успех сегодня – это победа в конкурентной борьбе. То есть быть лучшим в том, что вы делаете. И не просто быть, а постоянно становиться лучше. Лучше, чем кто? Лучше, чем вы сами.

Например, вы ландшафтный дизайнер. Все началось с того, что вы с любовью посадили первые цветы. Дальше почитали в интернете, как за ними ухаживать. И у вас стало красиво на даче, именно у вас. И вы прямо супермастер у себя в огороде. Но супер вы стали именно изучая эту тему на своем участке. Изучая, вы стали лучше, чем до этого. И уже можно масштабировать: продавать саженцы, продавать советы по уходу, проводить работы по уходу и т. д.

Вы можете помочь другим и заработать на этом, если вы сами стали в этом вопросе на 1–2–3 и т. д. уровня выше себя предыдущего.

Конкуренция сейчас безумная.

И начинать бизнес только потому, что «эта тема сейчас очень выгодная, на ней все зарабатывают и т. д.» – нет смысла. Конкуренцию не победить, слабо разбираясь в продукте. Должен быть основной продукт. У него могут быть много побочных (лид-магниты, трипваеры, допники, и т. д). Но флагман – один, то в чем вы – Мастер!

И все знают про него!

А вот когда вы все знаете о своем «продукте», тогда сможете и должны ответить на следующие вопросы:

1. Что нужно для создания продукта: ресурсы, персонал.

2. Себестоимость, сколько стоит произвести одну единицу продукта (товара, услуги).

3. Цена продукта. Умение обосновать эту цену покупателю.

4. Условия предоставления продукта: условия оплаты, поставки или сроки выполнения.

5. Есть ли у вас договор, в котором описаны эти условия.

Даже если вы просто продаете товар – то все равно вы производите продукт. Потому что из точки А в точку Б он попадает именно благодаря вашим усилиям. И это и есть создание продукта!

Мой основной продукт (флагман) – бухгалтерские услуги. И это не только про налоги.

Я точно знаю, что нужно для моих клиентов.

И это не только мои знания российского законодательства, но и решение организационных финансовых вопросов, финансовая техподдержка, советы по управлению бизнесом, множество небольших, но трудных для несведущего человека нюансов ведения бизнеса, которые экономят моим клиентам время и нервы. А это, в свою очередь, – возможность сосредоточиться на продукте, ну а налоги, отчеты, реквизиты, ЭЦП, требования, сверки и «ВотЭтоВсе» – можно на все 100 % доверить мне и не забивать этим голову. То, что действительно надо знать, – я расскажу!

1.2. Начинаем работать легально

Можно ли работать нелегально, не регистрировать бизнес?

Иногда я слышу такое: «друг работает уже давно, ничего не регистрирует, кассу не покупает, и все хорошо».

Или вот, например, еще похлеще. Недавно на консультации меня спросили: «У нас стоматологический кабинет – на сколько придется поднять цену, если мы будем платить налоги и зарегистрируем ООО?» Нет такого значка, чтобы показать размер моих глаз в этот момент! Может быть и такое…

Но только это не бизнес. Это скорее такой небольшой фриланс, что-то пришло на карту, что-то отдали налом. В общем, это в народе называют метким словом «кручусь». Но если вы реально хотите масштабировать бизнес – надо регистрировать ИП или ООО.

Ведение бизнеса без регистрации по нашему закону расценивается как незаконное предпринимательство, а это ст. 171 УК РФ. Не хочу пугать, но даже без статьи есть и другие причины для легализации (дальше расскажу подробнее).

И самый популярный вопрос дальше: «Что лучше: ООО или ИП?»

Плюсы и минусы обычно есть везде. Как же выбрать форму ведения бизнеса – ИП или ООО? Сейчас расскажу.

1. Для регистрации ИП нужно только заявление и госпошлина 800 руб. Но зарегистрироваться можно только по адресу постоянной регистрации физлица. То есть где прописан – там и будет ИП. Если нет постоянной прописки – значит, нужна временная!

Для ООО комплект документов сложнее и госпошлина выше – 4 000 руб. Но зарегистрировать ООО вы можете по любому адресу, только адрес придется купить или взять в аренду офис, а это тоже расходы.

2. Если вы планируете вести бизнес в одиночку, то ИП вам вполне подойдет, а вот если вы соображаете на двоих и более, то тогда только ООО или АО, чтобы у каждого участника была своя доля в бизнесе. ИП на всех не делится.

В этом вопросе есть существенное различие между ИП и ООО.

Вся чистая прибыль ИП остается в его распоряжении и может быть потрачена на его усмотрение.

А вот прибыль юрлица, ООО или АО, принадлежит компании и может быть потрачена собственниками бизнеса только после совместного решения о выплате дивидендов и уплате налога (13–15 %).

И самый существенный момент – это налогообложение и отчетность ИП и ООО! У ИП отчетность и проще, и меньше.

Рис. 1. Выбираем ИП или ООО

А какую форму налогообложения – УСНО, или ОСНО, или Патент выбрать, я буду рассказывать дальше.

1.3. ЭЦП

«Я не буду делать ЭЦП – это опасно, и я не хочу рисковать» – сказала одна моя клиентка. Но можно ли сегодня вести бизнес без ЭЦП?

Я еще помню времена, когда отчетность сдавали «ногами». В то время даже ксерокс был не во всех компаниях. Мы шли в налоговую, покупали журнал с бланками отчетности, заполняли руками циферки, потом снимали копию и относили в налоговую. Один экземпляр – налоговому инспектору, один экземпляр – с отметкой бухгалтеру. Если вдруг ошибка – все приходилось переписывать!

Потом появились компы и принтеры (но еще не было интернета!). Образцы отчетов записывали на дискетку в налоговой (не все даже знают сейчас, что это такое). Потом заполняли на компе, распечатывали, подписывали у директора и приносили пачку документов в налоговую на бумаге и дискетке.

У каждого был свой инспектор, к которому была своя отдельная очередь. Таким же образом мы ходили в ПФР и еще три фонда. Короче, все это и называлось «сдать ногами»!

Сейчас эту головную боль в полном объеме заменила ЭЦП. И если вы не полностью изолированы от реальной жизни, то бояться ЭЦП – примерно то же самое, что бояться интернета или электронной почты.

Для начала пройдемся по терминам.

ЭЦП – это электронно-цифровая подпись. Если по-человечески – это файл-ключ, с помощью которого вы можете подписывать документы.

Самый известный вид ЭЦП – это подпись в онлайн-банке. Вряд ли кто-то сейчас носит платежки в банк, хотя было и такое. Сейчас мы работаем в онлайн-банке и подписываем платежки с помощью ЭЦП. Правда, подпись в банке имеет очень узкое применение. В каждом банке свой ключ, и пользоваться им можно только в конкретном банке.

Но для отчетности нужна другая ЭЦП. Ее выпускает налоговая и выдает в единственном экземпляре директору ООО или ИП.

Итак, можно ли сейчас вести бизнес без ЭЦП?

Почти нет.

Для ООО – это обязательно.

Для ИП – можно обойтись на начальном этапе, но чем крупнее бизнес, тем чаще будет вставать вопрос наличия ЭЦП.

Почему же надо сделать себе ЭЦП?

Во-первых, для сдачи отчетности. Большинство бухгалтеров сдают отчеты электронно. Сейчас такое количество отчетов надо сдавать, что не побегаешь по налоговым и фондам с бумажками. Для НДС-ников это вообще обязательно.

Во-вторых, следующее место, где используется ЭЦП, – это подключение онлайн-кассы и других платежных сервисов. В теории в 2025 году еще можно подключить это без ЭЦП, например, личным присутствием в налоговой или по нотариальной доверенности. И это ни в какое сравнение не идет с ЭЦП – ведь отправка заявления через кабинет налогоплательщика занимает в разы меньше времени!

В-третьих, ЭЦП может потребоваться при регистрации на таможне, при госзакупках, для РКН и в других госорганах. И это все та же самая ЭЦП.

В-четвертых, электронный документооборот – ЭДО – вообще без ЭЦП не работает. Но это требует отдельной главы, и я вам обязательно об этом расскажу чуть позже.

Как получить ЭЦП?

1. В налоговой лично (в Москве этим занимается 46-я налоговая).

2. В Сбербанке (при наличии счета в банке).

3. В удостоверяющем центре (платная услуга).

Процедура простая – лично с паспортом и СНИЛС приходите, и в выбранной точке вам все делают. Затем ЭЦП записывается на токен (такая защищенная флэшка), его надо купить заранее на любом маркетплейсе. ЭЦП не копируется (ну почти) – выпустить две подписи сразу нельзя.

Рис. 2. Флэшка-токен

Через 15 месяцев ее нужно продлить:

• в той же налоговой на тот же токен;

• через личный кабинет в СбербанкБизнес;

• в личном кабинете налогоплательщика;

• через удостоверяющий центр, но это снова платно!

Итак, ЭЦП сейчас нужна:

• для сдачи отчетности в налоговую и СФР;

• для ЭДО;

• для онлайн-касс (регистрации и снятия);

• для ФТС;

• для тендеров;

• для госуслуг.

Так что без ЭЦП могут работать только ИП, и то не все.

Есть ли риски? Если не отдавать никому свою подпись бесконтрольно – то нет. Из 100 моих клиентов без ЭЦП работают только 2! И то только потому, что они за границей – а получить ЭЦП можно только лично.

Все становится проще с ЭЦП, поверьте.

А что еще нужно для облегчения всех бизнес-процессов? Расскажу вам дальше.

1.4. Какие сервисы нужны?

Итак, что еще нужно, чтобы облегчить жизнь своему бизнесу? Своим новым клиентам я всегда задаю первый вопрос: У вас есть база 1С[1]?

Варианты ответов обычно:

• «Да, конечно»;

• «Наверное, у бухгалтера есть»;

• «Я в этом ничего не понимаю»;

• «Еще нету»;

• «А зачем мне 1С?..».

Каждый из этих ответов вытекает из степени вовлеченности руководителя в технические аспекты существования бизнеса и ведения бухгалтерской отчетности. Есть те, кто все любит контролировать, пытается разобраться и в этих вопросах. Есть те, кому проще делегировать этот функционал бухгалтеру и не вникать. Правда где-то посередине.

Бухгалтеры, которых я опрашивала, тоже выбирают разные программы.

Рис. 3. Выбор софта

Как-то ко мне пришел клиент, который решил сменить бухгалтера, а база 1С со всеми данными была как раз у предыдущего бухгалтера. Она была готова к смене и в общем-то лояльно отнеслась к передаче копии базы 1С. Мы договорились о сроках. Но, к сожалению, она заболела, и передача затянулась на месяцы, а бизнес ждал.

Другой клиент – ИП, переходящий с банковской бухгалтерии, решил сам завести себе базу 1С, но как только я попросила к ней доступ, ответил: «Я в этом ничего не понимаю».

А вообще кто должен платить за 1С? Ведь 1С – это рабочий инструмент бухгалтера, как комп и т. п. Да, сегодня без бухгалтерской программы вести учет невозможно.

Как правило, если бухгалтер наемный в штате, то за все платит работодатель, а функционал на себя берет главбух (в маленьких компаниях) или ИТ-отдел (при наличии).

Главное, что должен знать руководитель: где база данных и как к ней получить доступ оперативно.

Обратите внимание, что просто иметь базу 1С недостаточно. Важно, чтобы она работала не на локальном компе бухгалтера, а на удаленном сервере.

Работать из любого места – сегодня не роскошь, а наша реальность. Когда бизнес маленький – в 1С работает только бухгалтер, но часто со временем появляются обязанности и у других членов команды. И тогда возникает необходимость в дополнительных доступах к 1С. Это решается легко – если база 1С на облачном сервере.

Поэтому важно найти хорошего подрядчика, который обеспечит услуги удаленного сервера, так называемый дата-центр. Покупать и обслуживать свой сервер – дорого и нецелесообразно для малого и среднего бизнеса, поэтому в идеале такой подрядчик полностью закрывает технические вопросы по размещению баз данных, чтобы клиенту было комфортно и безопасно и он вообще не думал об этом.

Я предлагаю своим клиентам два варианта:

Первый: мы берем всю техническую часть на себя. Что сюда входит:

1. Заводим базу 1С.

2. Размещаем ее в облаке (на удаленном сервере), чтобы можно было зайти в базу из любого места.

3. Предоставляем доступ клиенту по его желанию.

4. Делаем обновление релизов, ведь все время что-то меняется в законах, то новые реквизиты, то формы отчетов, то формы первичных документов и т. д.

5. Сохраняем резервные копии (back-up).

6. Подключаем с помощью ЭЦП к налоговой и другим госорганам.

7. Осуществляем техподдержку.

В этом случае клиент минимально вовлечен в технические процедуры, но может получить копию по первому требованию (так условлено по договору).

Второй вариант: клиент сам продвинут в ведении бухучета и берет все это на себя, а нам предоставляет доступ к программе для выполнения наших функций (и это мы тоже прописываем в договоре).

Как-то меня попросили провести внешний контроль работы бухгалтерии. У собственника появились вопросики к бухучету. Такой мини экспресс-анализ состояния учета надо было сделать. Так вот, доступ к базе он смог получить от бухгалтера только через 2 (!) недели. Бухгалтер, вероятно, намеренно затягивал процесс, подчищая свою работу, что в общем-то, может, и пошло в итоге компании на пользу. Но зато и собственник понял, что есть слабое место в безопасности его бизнеса.

Ведь база 1С – это не только инструмент бухгалтера, но еще и информация о компании, и коммерческая тайна, и персональные данные. Это безопасность бизнеса.

Есть еще важный технический момент в работе бухгалтерии. Чтобы подключиться к налоговой и всем остальным сервисам, одной ЭЦП и 1С недостаточно. Прямой связи с налогоплательщиками у налоговой нет. Нужен договор с оператором для отправки отчетов в налоговую. Точнее сказать, есть кабинет налогоплательщика, где можно проверить долги и отправить декларации ИП-шек, и то не все. А для юрлиц и ИП с сотрудниками нужен договор с одним из операторов: КалугаАстрал, КОНТУР, СБИС, ТАКСКОМ и т. д.

Мы работаем через КалугаАстрал – самый удобный и простой оператор. Отправка отчетности идет прямо из 1С, и не надо ставить дополнительное ПО на комп. Но лучше всего доверить выбор бухгалтеру, ему же работать. Поменять оператора можно, но лучше все-таки работать с одним и тем же. Это удобнее.

Итак, что вам понадобится для бизнеса:

1. ЭЦП.

2. Бухгалтерская база, например, 1С.

3. Облачный сервер.

4. Договор с оператором для сдачи отчетности.

Если отнестись к любым техническим средствам как к способу упростить или ускорить бизнес-процессы, потратить немного времени, разобраться и делегировать, – то все не так и сложно в дальнейшем.

1.5. Предварительная подготовка

Когда я работала в найме – я была просто финдиректором. Ну как, просто… В том смысле, что я отвечала только за финансы, и у компании была масса служб, которые обеспечивали мне условия работы. АХО (административно-хозяйственный отдел), транспорт, кадры, и т. д.

Но в своем бизнесе вы должны сами себе это обеспечить. В какой бы области вы ни были экспертом – вам придется погрузиться в смежные сферы. В предварительной подготовке – половина успеха!

Есть у меня одна история на эту тему. Он был прокурором, и довольно крутым в команде генпрокурора! Но когда генпрокурор «погорел на девочках», всей команде пришлось уйти.

Кто куда, а он – в адвокаты, как бы на другую сторону баррикад. Только вот тоска по власти, которая есть у прокурора, но нет у адвоката, очень мешала ему жить. Не было соли в работе. И работа вроде похожа, но и деньги не те, и круг общения другой. И чем больше было беготни по судам, тем больше хотелось чего-то масштабного и интересного. Свой «свечной заводик»!

А тут новая клиентка и новое дело подвернулись. У клиентки умер муж – очень большой бизнесмен, владелец завода и целой сети текстильных магазинов. Дочь от первого брака не поделила с новой женой наследство, и в своей сваре они медленно убивали бизнес. Даже станки спиливали и прятали друг от друга!

Адвокат делал свою юридическую работу, но точно видел: бизнес был крутой и тема перспективная. В общем, стал он потихоньку вкладывать свой капитал в завод и тянуть одеяло на себя. У наследников денег становилось все меньше, перспектив виделось еще меньше. Чувствовали они: надо продавать, пока за этот бизнес хоть что-то еще можно получить.

Так и стал адвокат – владельцем бизнеса. Не сам, конечно, через подставных лиц, но как говорится, конечный бенефициар. Сбылась мечта о свечном заводике. Но это не конец истории, а только начало!

Мечта о «свечном заводике» – это лишь идея о доходе, который как бы сам себе будет капать, и вроде бы не надо думать о хлебе насущном каждый день. Но именно покупка или создание бизнеса – это только начало работы нон-стоп.

Бывший прокурор ничего не знал о швейном производстве, разбираться в этом не стал и чисто интуитивно начал делать первые робкие, но в корне неверные шаги: он покупает на швейной выставке стандарты (нормативы) для изделий; он нанимает знакомых для организации склада; он отправляет жену на курсы бухгалтеров; он покупает новое оборудование у китайцев в рассрочку; он поручает заведующему производством работу с поставщиками; он продлевает контракты с покупателями на старых условиях…

В общем, совершил наш адвокат-прокурор немало ошибок. Бизнес в результате умер, и самому бенефициару пришлось уехать из страны, потому что бизнес требовал все время вливаний, деньги заканчивались, а он их получил не самым законным образом.

Что я хотела вам сказать этой историей: в самом начале важно продумать первые шаги. Найти хороших помощников в широком смысле этого слова. Иначе, совершая ошибку за ошибкой, вы просто сольете свой капитал, как тот адвокат-прокурор. «Обучение платное» – так сказать!

Итак, минимальное техническое обеспечение мы с вами уже обсудили, но быстро напомню, что нужно, чтобы открыть бизнес:

Рис. 4. Что нужно, чтобы открыть бизнес?

1. Получение ЭЦП.

2. Программа для ведения учета, создания отчетов и место хранения базы данных.

3. Сервис для отправки отчетов в налоговую.

Что еще нужно, чтобы все нормально работало?

4. Выбрать систему налогообложения.

Это тот момент, когда надо не полениться, разобраться и просчитать, что будет выгоднее именно для вашего бизнеса. Ошибка в выборе чревата расходами!

5. Банк-клиент.

Доступ к нему дают сразу при открытии счета в банке. Но доступ изначально один, только для руководителя. В идеале, можно сделать второй доступ для бухгалтера (без права подписи), чтобы оперативно выгружать выписки и загружать платежи на подпись.

Делегируйте работу с банком бухгалтеру. Оставьте руководителю только право подписи. Если этого не сделать – то руководитель делает все это сам, а часто это лишняя трата времени и замедление процессов. А время – это ваш главный ресурс.

6. Если ваши покупатели физические лица – нужна ККМ – контрольно-кассовая машина. Касса!

Сейчас вы обязаны выдать чек в момент покупки. Неважно, как платят покупатели-физлица: наличкой, картой, на счет, онлайн и т. д. Штрафы за это нарушение бешеные.

7. Если покупатели – юридические лица, то нужен будет ЭДО – электронный документооборот.

Компании сейчас массово переходят на него. Кто будет выставлять счета – тот и должен работать с ЭДО. Зачастую это обязательное требование покупателя. И вы не сможете диктовать свои условия таким покупателям, если не будете технически готовы.

8. Если у Вас торговля – проверьте требования к вашему товару: возможно, вам потребуется воспользоваться какой-либо системой контроля товаров: это может быть обязательная маркировка, или ЕГАИС, или прослеживаемость, или Меркурий.

9. Персонал. Как только вы возьмете первого человека на работу – возникает отчетность! Надо подключиться к СФР (Социальный фонд России, это объединение Пенсионного и Социального фондов).

Это мы разберем далее подробнее.

И самое ГЛАВНОЕ для меня – настроить и подключить все быстро и с минимальным участием клиента, потому что ему обычно некогда. Вы должны понимать, насколько ваша бухгалтерия технологически подкованна, или вы будете вынуждены сами разбираться с этим!

1.6. Какой вы тип руководителя?

«Хороший руководитель должен всегда знать, что происходит в компании. Нельзя оставаться изолированным в своем кабинете!»

Джек Траут

И вроде это очевидно, но что значит вот это вот «знать»?

Есть две проблемы у руководителя:

– не умею делегировать, тип руководителя: «Мне легче сделать самому»;

– делегирую все подряд и в какой-то момент уже ничего не контролирую, тип руководителя: «Работаю 7 часов в неделю, все работает само».

Ни тот, ни другой способ в итоге не делает бизнес «настоящим».

Возвращаясь к периоду моей работы в найме, я вспоминаю своего босса. Он был очень неординарным человеком! Он сам много учился и работал и всех подчиненных заставлял делать также. Кто-то не выдерживал и уходил. Но был костяк руководителей по типу «ежики кололись, плакали, но продолжали есть кактус».

Команда была максимально эффективная! Практически все потом открыли свой бизнес:

• Директор по персоналу руководит агентством, в котором на данный момент работает более 1 000 человек по всей стране.

• Финансовый директор – это я – руковожу бухгалтерским агентством.

• Директор ИТ – работает во фрилансе, и очередь на его услуги расписана на пару месяцев вперед.

• Коммерческие директора руководят немаленькими компаниями в отрасли.

Всех и не вспомнишь. Руководитель умел вовлекать людей в процесс так, чтобы росло все – и бизнес, и профессионализм людей! Но как только он стал требовать больше, чем давать, – люди начали расходиться. Потом он решил максимально дать самостоятельности новому составу и уйти из операционки. Итог: компания заканчивает свою работу.

Если все хочешь делать сам, то не можешь масштабировать свой бизнес, трудности роста, потому что в сутках 24 часа. Начните хотя бы с ассистента.

Я обычно все новые процессы делаю сначала сама. Например, так мы переходили на новые ЭЦП: сначала я выпустила подпись себе, потом написала инструкцию, научила персонал и клиентов. Далее каждый мой бухгалтер курирует перевыпуск ЭЦП по своим контрагентам.

Все новые отчеты я тоже сдаю сначала сама. Дальше каждый раз, когда я что-то делаю, я задаю себе вопрос: «Я могу это делегировать? Кому? Надо написать алгоритм».

Кстати, этому я не сразу научилась. Я с трудом принимала решение «отдать» функционал. Но любой фриланс становится бизнесом, когда вы взяли первого сотрудника!

Но когда делегируешь все подряд – теряешь контроль и появляется риск потери бизнеса. Если вы активно раздаете полномочия, то результаты зависят от тех, кому вы все делегировали. И тут опять же зависит от того, кого выбрали в свою команду. Если сотрудники несамостоятельные, не глубоко вникают, то без вас они просто будут косячить и вводить вас в убытки, о которых вы и не узнаете на своих «Бали». Если сотрудники слишком самостоятельные, то им очень захочется «сделать и себе бизнес» – и они будут использовать ваши ресурсы, чтобы выстроить свой бизнес без особого риска. По статистике, 50 % малого бизнеса создано бывшими топ-менеджерами аналогичного бизнеса.

В первом случае может быть банальное воровство товаров, материалов, вообще всего, что плохо лежит, во втором – воровство будет более масштабное: кража базы клиентов, технологий, инструментария и т. п.

Брать бездарей – это значит, хорошего качества не жди!

Брать способных и талантливых – это перспектива роста. Но работать с такими сотрудниками надо наравне. Люди должны чувствовать ваше плечо, они должны быть частью команды. И только ваша совместная работа сделает бизнес успешным.

Но самое главное, чтобы это все не превратилось в творческую мастерскую, а было именно бизнесом, нужна система ОЦЕНКИ РЕЗУЛЬТАТОВ.

Знаете, в чем разница между творческой мастерской и бизнесом?

Цель творческой мастерской – создать нечто полезное или красивое.

А цель бизнеса – чтобы это приносило прибыль!

Поэтому и оценка результатов вытекает из цели. И если вы все придумали и внедрили, и это приносит деньги, то подумайте о системе контроля и оценки. Это не хорошо/плохо, это конкретные цифры. Система контроля – это система отчетов!

Минимальный набор отчетов может быть такой:

1. Выручка. План/факт.

2. Наценка. План/факт.

3. Кто должен вам, в т. ч. доля просроченных долгов вам.

4. Кому должны вы, в т. ч. просроченные ваши долги.

5. Структура затрат, план/факт.

6. Запасы товаров и материалов (для торговли и производства). Контроль за остатками.

7. Расходы на персонал. Мотивация.

8. Налоги. % к выручке.

Чего-то у вас может не быть, а что-то, наоборот, вы захотите сверх этого списка. Это значит, что вы уже продвинутый руководитель. Большую часть отчетов можно делать вместе с бухгалтером. Я бы даже сказала, именно бухгалтер – ваш помощник в этом!

Рис. 5. Видение бизнеса

И главное – если вы не хотите в этом разбираться, значит, у вас будет два варианта развития:

Первый. Вы будете вслепую принимать все решения и надеяться, что в итоге будут прибыли, а не убытки. То есть каждый раз вы будете полагаться только на интуицию.

ИЛИ

Второй. Вы не будете принимать никаких решений, не надеясь на интуицию, а значит, ваш бизнес будет стоять на месте и не будет развиваться.

Проанализируйте и скажите, какие циферки из списка вы знаете про свой бизнес? Хотя бы примерно? И есть ли у вас надежный финансовый помощник, который поможет разобраться и даст все цифры?

1.7. Как найти своего бухгалтера?

Наверняка Вас посещала мысль: «Учет, налоги и финансы лучше всего делегировать…»

У меня есть клиентка, которая в прошлом была финансовым контролером, а сейчас галеристка. И успешная очень. Она разбирается в финансах, но не хочет заниматься этим каждый день. И поэтому мы сотрудничаем в вопросах учета.

Как же найти своего бухгалтера?

С одной стороны, бухгалтерия – это просто услуга для бизнеса.

С другой стороны, ошибка бухгалтера может стоить много денег, нервов или даже свободы.

«Хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже». И если вы не знаете, что значит эта шутка, значит, Бог миловал. Потому что это даже не ошибка бухгалтера, это – ошибка вашего выбора.

Продвигая свое бухгалтерское агентство, я много изучала маркетинг и продажи, и в процессе этого я поняла, что одно из условий успешного продвижения – это найти свою целевую аудиторию (ЦА).

Что это?

Сначала мне казалось, что это просто: это предприниматели, малый, средний бизнес. Ведь любому бизнесу нужен бухгалтер. Но не тут-то было!

Оказалось, что эта очевидная мысль не всегда посещает начинающий бизнес. Многие идут по принципу: «Главное начать, а там бухгалтера найдем». Многим «помогает» интернет и различные бесплатные сервисы, которые якобы все за бухгалтера сделают. Разбираются в процессе горе-бизнесмены зачастую только тогда, когда начинают приходить требования из налоговой или блокируют их счета.

Как построить бизнес, если не посчитать изначально расходы? А налоги – это серьезная часть расходов. Иногда они могут съесть всю доходность, может не хватить оборотки, потому что есть авансовые платежи, есть законодательные требования (типа ККМ, ЕГАИС, Меркурий, ЭДО и т. д.), невыполнение которых похоронит бизнес.

Не пытайтесь сейчас понять эти термины, об этом я расскажу позже. Но если вы изначально не хотите разбираться во всем в этом, значит, вам нужен человек, которому вы поверите и доверите свою безопасность.

Если я не разбираюсь в чем-то, я иду на курсы (например, изучаю необходимую программу) или ищу специалиста (например, дизайнера).

Если вы не хотите разбираться сами и одновременно не хотите потратиться на специалиста, значит вы – точно не моя ЦА. Я не конкурирую с банковской бесплатной бухгалтерией, т. к. она для бизнеса-одиночки! Я даже больше скажу, это бизнес «на коленке». Ведь никому не придет в голову открыть бизнес по ремонту авто: купить оборудование, вложить деньги в место, раскрутку мастерской, рекламу и не взять хорошего мастера? Машины кто будет чинить? Нет – такое в голову не придет.

Без понимания финансовой составляющей и налоговых законов – нет будущего у бизнеса. Все просто: или разбирайся сам (долго и дорого), или найди реального профи (точно быстрее и, скорее всего, дешевле).

Рис. 6. Профи в финансах – экономия ваших доходов

А вот как такого найти? Я без ложной скромности скажу, что я – гуру в поиске бухгалтеров, я знаю, как тестировать и подбирать персонал, и то у меня бывали проколы (о которых тоже расскажу). Но я разбираюсь в теме, я знаю, что надо спросить и какие ответы должны быть. А если вы ноль в бухгалтерии и налогах, то проверить мастерство будущего бухгалтера не сможете.

Разбираться в этих вопросах начинают, когда или уже поздно (не дай бог), или с течением длительного времени и общения с хорошим финансовым помощником.

А если нет ни времени, ни опыта? В большинстве случаев ищут среди друзей. Сарафанное радио в действии.

Хороший ли это метод? Да или нет? Мой ответ – это лотерея. Почему? Потому что должно совпадать несколько условий:

Во-первых, рекомендатель должен быть надежным. Например, он ваш надежный друг, тоже предприниматель и хорошо погружен в тему. Но помните, иногда бывает, что какой-то бухгалтер подходит одному бизнесу, но не подходит другому.

Во-вторых, рекомендованный бухгалтер должен быть свободен и готов с вами работать. Если он давно сидит без работы, то почему? Если он ведет 100 таких же ИП-шников, то как он будет успевать?

В-третьих, если вдруг совпало два предыдущих условия: и рекомендатель правильный, и бухгалтер готов к работе, то осталось договориться об условиях, что и за сколько он будет делать. Сможете сформулировать?

Мы как-то обсуждали договор с одним потенциальным клиентом, руководитель поручил это своему помощнику. Помощник хотел решить все проблемы фирмы одним договором, видимо, и пытался впихнуть туда функционал, который, по идее, должны были делать несколько человек в компании: делопроизводитель, кадровик, юрист, АХО и еще кто-то. В какой-то момент я даже пошутила, что мы можем и ремонт сделать в офисе, вопрос цены. Я-то найму бригаду строителей. Но, боюсь, это будет очень дорого.

Собственно, в итоге стоимость договора оказалась действительно не совсем комфортная, и мы вернулись в начало диалога.

Все включено – это не про бухгалтерию. Это не турецкий отель и уже устоявшиеся стандарты сервиса. Вам надо понять, что и за сколько будет делать ваш бухгалтер и что вы ждете от него!

1.8. Что должен делать бухгалтер?

Вопрос армянскому радио: «Что должен делать сотрудник за 3 000 руб.?»

Армянское радио отвечает: «Ничего, даже немножко вредить!»

Народный юмор

В рамках наших договоров мои бухгалтеры контактируют с разными сотрудниками клиента. Руководитель, конечно, чаще всего общается с главбухом, но есть вопросы, которые легко можно делегировать своим сотрудникам.

Один ассистент директора решила, что бухгалтер – это ассистент ассистента, и пошли запросы: А пришлите мне скан документа… А найдите счета, у кого мы в прошлый раз покупали… А где взять информацию… А пришлите в ватсап, мне некогда искать в почте… А проверьте, а позвоните… и т. д.

В итоге бухгалтер уже не делал свою работу, а только и выполнял поручения.

Но время бухгалтера стоит денег. И если дорогостоящий специалист используется для не свойственных ему функций – то в итоге будет следующее:

• Вы будете платить дорогую цену за дешевые функции.

• Или бухгалтер не будет делать свою работу.

Можно, конечно, поручить бухгалтеру что-то типа «регистрировать землю на Луне», почему бы и нет? Я могу включить в договор даже это, только цена будет такая, которая покроет зарплату космонавта.

Что же должен делать бухгалтер?

В первую очередь бухгалтера нанимают для расчета налогов и сдачи отчетности. И несмотря на то, что – это итог всей работы, об этом и думают в первую очередь. Зона ответственности за подготовку и своевременную сдачу отчетности – на бухгалтере. В идеале он же составляет налоговый план, но в любом случае сверки с налоговой и Социальным фондом – тоже на бухгалтере, как и ответы на требования из налоговой, и вообще все, что касается диалога с проверяющими.

Но по мере роста бизнеса появляются блоки, которые очень важно правильно организовать:

• Зарплата и кадры – важнейший блок и нужен всем. Базовая функция. Персонал – это двигатель бизнеса.

• Банк, выписки, платежки – учет начинается с этого у всех. Кто-то сам делает платежки и бухгалтеру выгружает только выписку. Кто-то поручает и платежки тоже. Кому как проще. При наличии внешнеэкономической деятельности – валютный контроль на бухгалтере обычно. Нюансов много, а штрафы кусачие.

• Кассовые операции и эквайринг. Блок очень важный для розницы. Организация кассовой дисциплины, возвраты, эквайринг и т. д. – все надо предусмотреть совместно с бухгалтером. Штрафы бешеные.

• Покупатели – этот блок нужен всем. Но в разном объеме. В одних бизнесах всю документацию для покупателей делает бухгалтер. В других бизнесах этим занимаются менеджеры. Это действительно рутинная работа, главное выполнять алгоритм. Нарушение в этом блоке – потенциальные проблемы с дебиторкой. При экспорте – дополнительные процедуры по валютному, таможенному контролю. Тут нужен бухгалтер с опытом, т. к. опять штрафы. Покупатели – главные в бизнесе, поэтому блок суперважный.

• Поставщики – этот блок нужен всем. Но в разном объеме. Очень важно правильно собрать документы. От этого зависят налоги. Бухгалтер в этом вопросе контролер. Он требует, потому что беспокоится о расходах и финансовых результатах. Игнорировать эти требования – это копить проблемы. Слаженная работа бухгалтера и менеджмента ведет к снижению расходов.

• Подотчетные лица. Все хотят выдать деньги под отчет, но собирать документы – отдельная работа. Нарушение процедуры – риск доначисления зарплатных налогов. Правильная организация – удобство и снижение налогов.

• Склад и товары, материалы. Важно только для торговли. В услугах не актуально, кроме тех, где нужны материалы. Например, салон красоты покупает краску, инструменты и т. д. Если учет покупателей и поставщиков налажен – то этот блок будет в порядке! Периодически надо проводить инвентаризации, отладить приемку, отгрузку, браки, недостачу. Это процессы, которые бухгалтер не делает, но может помочь настроить. Сложно, но реально, главное процедуры соблюдать. Бухгалтер – контролер. Есть нюансы в некоторых отраслях: маркировка, прослеживаемость, Меркурий и т. д. Чаще всего занимается бухгалтерия.

• Кредиты и займы. При наличии. Бухгалтер начислит % и будет следить за договорами и сроками. Это обычная рутина. Подготовка документов для получения кредита, участия в тендере – это совместная работа бухгалтера и менеджмента.

• Учет основных средств, лизинг, транспорт, недвижимость. Если есть. Бухгалтер просто должен вовремя получить документы, дальше знает, что делать. Много налоговых нюансов, поэтому главное вовремя сообщить!

Поставьте галочки в тех пунктах, которые нужны именно вашему бизнесу. Ведь в правильно поставленном вопросе – половина ответа!

Что должен делать бухгалтер, более или менее понятно. А как все это должно работать эффективно, читаем далее.

2.1. Сколько налогов вы готовы платить и сколько на самом деле надо?

Наверное, самое ужасное в бизнесе – это необходимость платить налоги! Это те расходы, которые непонятно на что идут и как влияют на бизнес. И поэтому любой предприниматель гораздо легче расстается с расходами на рекламу или логистику, чем на налоги!

Не буду здесь говорить про социальную ответственность бизнеса, об этом достаточно говорят по телевизору. Скажу только: если вы не готовы платить налоги – ваш бизнес не вырастет. Страх налогов – это достаточно серьезная фобия.

Одна моя знакомая страдала этой фобией. Каждый раз, когда подходил срок платить годовой налог, она прямо страдала: «Не пугай меня, сделай поменьше, мне уже страшно…»

Она была на системе налогообложения УСН Доходы-Расходы, и если расходы составляют более 93 % от доходов – то платится 1 % от доходов. Это очень мало, но даже это ее пугало!

Я не выдержала однажды и высказала ей: «Я вообще-то плачу 6 % от доходов и то не ною! А что говорить про врачей и учителей, которые платят 13 % подоходный налог?»

Она даже усмехнулась: «Да-да, у меня с сыном идейные разногласия на эту тему. Он-то как раз платит 13 % как госслужащий!»

Но несмотря на эти разногласия, все равно ей кажется, что налоги – это зло в любом случае.

Я же считаю, что к налогам надо относиться как к входному билету в бизнес! Он у всех разной стоимости, нужно просто найти оптимальный вариант для вашего дела.

А выбор есть.

Минимальный уровень – 1 % от доходов. Кстати, этот же уровень контролируют банки. Они рекомендуют платить не менее 1 % от выручки, чтобы не попасть под контроль Финмониторинга (об этом подробнее будет в следующих главах). А для некоторых бизнесов налоговая нагрузка доходит до 40 %. И они платят. Вопрос даже не в том – много это или мало, а в том, что нужно знать эту нагрузку и строить бизнес с учетом такого входного билета!

Например, ваша услуга стоит 1 000 руб., плюс налог 6 %. Ставьте цену 1 064 руб., сразу отложите 64 руб. на налог и получите свои 1 000 руб. Если же вы устанавливаете цену 1 000 руб., не думая про налог, то потом вам будет очень трудно оторвать кусочек от своего дохода.

Иногда высокий % налога получается из-за ошибок в документообороте, нежелания работать с документами правильно. В общем, все надо считать. Дальше я об этом еще расскажу.

Когда-то давно, где-то в 2008 году, ко мне обратился мой приятель за консультацией. Вопрос звучал примерно так: «Мне предложили руководить крупным комбинатом, это очень перспективно. Новый уровень. Расскажи самое важное, что я должен знать, чтобы не сесть в тюрьму?»

Из всех видов наказания – это самое страшное!

Мой ответ был таким: «Пройди простой тест. Для бизнеса тебе нужно делать закупку материалов, товаров. И у тебя будет такой выбор. В одну дверь к тебе придут представители большой компании в костюмах. У них будут все сертификаты на продукцию, правильно оформленные документы, подтверждение налоговой отчетности и т. п. Стоимость за 1 куб. метр леса – 15 000 руб. А в другую дверь зайдет лесовик в ушанке, документы «на коленке» – но стоимость за 1 куб. метр леса 5 000 руб. У кого ты купишь сырье для комбината?»

Я специально утрирую в таких случаях условия закупки, чтобы звучало немного абсурдно. Тогда я еще добавила: «Мне не нужен ответ, ответь себе. От этого будет многое зависеть».

В этом месте сделайте паузу и дайте ответ, какой вариант выберете вы: вариант первый или вариант второй?

Потом я этот вопрос задавала многим предпринимателям – и многих ставила в тупик! Бывали варианты ответов типа «Если я буду закупать в «белую» – это будет невыгодно, а мне сейчас и так сложно».

Повторю – если вы не готовы платить «входной билет» – то такой бизнес заранее обречен. Если сразу считать, что на налогах можно сэкономить – то вы заранее ставите свой бизнес в серую зону и заранее будете бояться роста!

На налогах можно экономить, но только зная законные способы.

Для начала нужно выбрать систему налогообложения. В следующем разделе я дам схемы, какие есть вообще варианты, и как выбрать.

2.2. Выбираем систему налогообложения

Форма ведения бизнеса

Как выбрать налоговую систему?

Налоги для индивидуальных предпринимателей (ИП)

Налоги для ООО

Если вы не подали заявление на УСНО в течение 30 дней с момента регистрации – автоматически попадаете на ОСНО.

Далее смена системы налогообложения – с начала следующего года.

Выбор формы налогообложения

Выбрать систему помогает налоговый калькулятор «Выбор подходящего режима налогообложения» https://www.nalog.ru/rn77/service/mp/.

Рис. 7. Схема выбора режима налогообложения

2.3. Если не платить налоги – последствия

Что мне за это будет?

Это самый популярный вопрос среди предпринимателей.

Представьте, что «уход от налогов» – это то же самое, что и переход улицы на красный свет. И тогда часто консультация идет по такому сценарию.

Клиент: Можно переходить улицу на красный свет?

Я: Нет.

К: А если никто не видит?