Как воруют в компаниях
В коротком вступлении, автор готова поделиться, как она докатилась до такой жизни, что решила написать данную книгу.
Вступление
Находясь в бухгалтерии моих клиентов в 2019 году, и копаясь в куче отчётов продавцов торговых точек с целью проверки данных (подозрение на кражу денег), я в очередной раз убедилась в том, что необходимо рассказать собственникам и топ менеджменту, о том, как необходимо предотвращать хищения в компаниях. И если даже не предотвращать, то хотя бы научиться раскрывать схемы, по которым утекают сотни тысяч, а то и миллионов условных денежных эквивалентов.
Считаю, что я обязана изложить свой практический опыт, и поделиться своим субъективным мнением.
За 22 года финансовой практики я повидала разные виды мошеннических действий, и, поделившись данной информацией, вполне возможно я дам возможность другим людям посмотреть иным взглядом на финансовую деятельность компании, и на процессы, которые в ней происходят каждый день. И имя этим процессам – «живые» деньги, которые могут незаметно разворовываться, находя пути, и лазейки в постоянной суете и круговерти операционной деятельности.
Все мы искренне верим в светлое и доброе начало, смотря на других людей. Этому нас учили в сказках, и легендах в нашем далёком детстве. Но реальность такова, что Соловьи – разбойники живут не только в сказках, а лиса Алиса и кот Базилио обманывают не только Буратино.
Информирован – значит, вооружён необходимыми знаниями, и на мякине уже вас, как говорится, не проведёшь!
А ведь в школе и университете нас не учат методам мошенничества!
А зря!
Может некому преподавать данный предмет?
Или весь постсоветский истеблишмент решил втихую промолчать, не раскрывать, так сказать, сразу все карты в колоде для студентов.
Компетенция в этой области очень ценна, и моим детям и последующим поколениям она будет очень необходима.
Против знаний и опыта не попрёшь, а практический опыт не пропьёшь!
Наблюдайте, учитесь, слушайте внимательно.
Вокруг вас предприниматели делятся своими наблюдениями, и своими историями бизнеса, и если вы допускаете ту же самую ошибку, что и они, то не вините в ней никого, кроме самого себя, ведь вы же знали, вам судьба давала знаки, но вы были легкомысленными и понадеялись на русский «авось».
Чудес в финансах не бывает, деньги они или есть или их нет, третьего варианта не дано (кредитные карты не в счёт ?).
Найдите время и обязательно прочитайте книгу Тимура Горяева «Шпаргалки для боссов. Жесткие и честные уроки управления, которые лучше выучить на чужом опыте».
Тимур даёт очень дельные советы о ценностях в компаниях.
И одной из этих ценностей должна быть «У нас в компании никто не ворует».
Очень просто, не так ли?
Но ведь к этому относится всё: от скрепки на столе, до болта в цеху.
Я не буду пересказывать содержание книги и приводить из неё примерами целые абзацы, думаю, что если эта тема для вас не безразлична, и интересна, то вы найдёте время её прочитать. Ведь на мою книгу вы же время нашли.
В некоторых из глав, где будут описаны виды мошенничества, буду писать рецепты, противоядия так сказать, от возможных афер, ПРАКТИЧЕСКИ РАБОТАЮЩИХ.
Конечно же, после прочтения этой книги, не нужно доходить до того, что бы все сотрудники чувствовали себя как на скамье подсудимых под пристальным взглядом прокурора.
Книга ведь не для этого.
Руководя компанией, нужно быть как в анекдоте про обезьяну и умной, и красивой.
Для придания определённой пикантности к данной книге, буду разбавлять главы историями из жизни, с чем пришлось столкнуться, что пришлось пережить. Однозначно, воспоминания не из приятных, но уже пережитых, притёртых временем, и я рада, что могу поделиться ими с вами.
Приятного чтения мои дорогие читатели.
С уважением к вам и вашему драгоценному времени,
автор Легеза Наталья.
В предисловии немножко приоткроем глаза на реальность происходящего, кому врут и что воруют.
Предисловие
В компаниях врут!
КОМУ:
– Самим себе,
– Руководству,
– Клиентам,
– Поставщикам,
– Сотрудникам.
В компаниях воруют!
ЧТО:
– Деньги,
– Товар,
– Дебиторскую задолженность,
– Информацию,
– Время,
– Клиентов,
– Сотрудников.
Скажете:
«Тоже мне, Америку открыли!
Мол, знаем мы это, грамотные все, интернетом подкованные».
А всё это, вышеперечисленное, в конечном счёте, выливается в формулу эквивалентную сумме денег, которые недосчитаются собственники, подводя итоги финансового года.
Что воруют у вас?
100% – время и деньги.
Бесценное время!
Если деньги можно вернуть на счёт, то ваше потраченное, уже прожитое время не вернёшь никогда. Вам не будет в этой жизни 2 раза по 27 лет, и вы не сможете компенсировать своему ребёнку время, которое вы не уделили ему, когда он был совсем маленьким.
Именно поэтому, время надо беречь, и не раздавать его даром, и не тратить бесценные годы своей жизни на людей бестолковых и вороватых. Избавляйтесь от таких людей сразу, не давайте им время на исправление, вы не исправите никого, вы не вершитель судеб, и не исполняете роль исправительной трудовой колонии, которая финансируется государством.
Простив человеку один раз воровство, вы только усугубите ситуацию, подадите дурной пример, и сделаете только хуже своему бизнесу, и самому себе лично.
Человек меняется только тогда, когда ОН сам этого захочет. Некоторые люди не исправятся и не задумаются до конца своих дней.
Как говорится в известной пословице: «Горбатого могила исправит».
И ещё один важный момент, если вы подаёте пример не честности вашим сотрудникам в отношении своих клиентов и поставщиков, то не удивляйтесь, что сотрудники будут вести себя точно также по отношению к вам.
Исправьте любые проявления обмана к вашему окружению, подавайте пример открытости и честности. Конечно, это не застрахует вас на 100% от того, что вы будете на своём пути встречать только честных людей, но поверьте, что честности станет вокруг вас больше.
Ведь вы именно этого хотите, хотя может вам нравится, что вас обманывают, и вас это устраивает.
В главе первой про ложь, автор начнёт издалека, и попробует объяснить, почему ложь в компаниях бессмертна, и как относиться к данному явлению.
Глава 1. Ложь.
Суббота, 9 утра, сидим с моим клиентом в кафе в центре Киева, общаемся, пьём кофе. Краткий, ни к чему не обязывающий экскурс на тему: кто, чем занимается, в бизнес направлениях конечно.
Неожиданно Дмитрий (имя, не вымышленное, согласие получено устно) с ходу выдаёт фразу:
– Все врут!
Трудно что-то противопоставить.
Да, все врут!
Особенно в бизнесе. Настоящий бизнес это клубок авантюр, интриг, игры. Без такого качества как ложь бизнес строить сложно.
Майкл Роуч в своей книге «Алмазный огранщик» призывает к абсолютной честности в бизнес отношениях, хотя сам же и признаёт, что в бизнесе это весьма и весьма трудно.
Конечно, по-разному, можно относиться к маленькой лжи, и на этот счёт есть миллион мнений.
Все мы жаждем, чтобы нам говорили правду, правду и ещё раз правду.
Правда?
Но, в то же самое время, если спросить любую женщину, что бы она хотела услышать по поводу своего внешнего вида от противоположного пола – правду или всё-таки сладкую ложь, думаю, что практически 100% женщин предпочтёт услышать ложь, для поднятия в своих собственных глазах самооценки, и не падения этого самого – НАСТРОЕНИЯ.
Тот же самый вопрос и к мужчинам, и?
Ну, конечно же, опять-таки ложь (для смягчения ситуации, употребим слово «маленькая неправда»).
Все хотят услышать, как они замечательно выглядят, а не про синяки под глазами, ужасный вид, и явно располневшее тело.
Так если данный фактор лжи так замечательно работает на нас касательно внешности, так откуда такое неприятие факта лжи сотрудников нам?
Нам противна и не приемлема ложь от наших сотрудников на 100%.
Но!
Человек привыкает лгать. И не бывает, чтобы где-то человек лгал, а где-то говорил абсолютную правду. Это также понятно, как и то, что если человек ворует на рабочем месте, то он никогда не украдёт хоть что-то в супермаркете, и если даже не физически, то на цене, пакете, акционном товаре, всё то, что попахивает халявушкой.
Исключения бывают, не спорю, есть весьма принципиальные личности, для которых честность в супермаркете СВЯТОЕ, КРЕСТ НА СЕБЯ ПОЛОЖАТ, ЗЕМЛЮ ПОЦЕЛУЮТ!
Если человек не правдив в любой сфере своей жизни, то он не правдив ВЕЗДЕ!
А теперь представим себе абсолютно правдивого, прямолинейного человека.
Утро.
Офис.
Заходит наш мистер «Правдивость» и сходу раздаёт «комплименты»:
– секретарю:
«Что-то Вы милочка сегодня совсем выглядите бледной, как лист бумаги»,
– бухгалтеру:
«Опять не успели маникюр сделать»,
– начальнику отдела:
«Вчера на вечеринке допоздна гуляли и перегаром от Вас прёть за версту» и план Вы, судя по всему, в этом месяце точно провалите»
– боссу:
«А вы, опять сегодня будете по-чёрному оптовикам сливать, чтобы налогов меньше показать в этом месяце. И у меня к вам начала вырабатываться явная зависть, потому что я на работу 1,5 часа на маршрутке трясусь, чтобы не опоздать, а вы от своей любовницы прямиком в офис с водителем да на Лексусе, да и опаздывать для вас явно не совестно».
И т.д. и т.п., ну и как вам такие вопросики?
Не представляю я себе, чтобы такой сотрудник проработал больше трёх дней в вашем сплочённом коллективчике? Тут уже никакой тим билдинг* не поможет.
*Тим билдинг – групповые мероприятия в больших крупных компаниях, целью которых является путём совместных игрищ укрепить командный дух, который в условиях трудной операционной деятельности расшатывается как молочный зуб у младенца.
Тогда делаем вывод.
Ложь будет витать в воздухе, повсеместно, и питать своим сладким ядом всё окружающее пространство.
Вопрос только в самой ЛЖИ, какая она?
И к чему относится?
Какой её масштаб, и почему это происходит?
Мы определились с тем, что неправда в отношении внешнего вида и некоторых личностных качеств на рабочем месте считается чуть ли не нормой.
Но вот то, что касается выполнения трудовых обязанностей, тут уж обман нормой не является?
Хорошо, тогда разберём ЛОЖЬ, как инструмент коммуникации, для увеличения объёма продаж, между вашими сотрудниками торгового отдела, и вашими клиентами.
Ложь тут начинает переходить в служебные обязанности. Ведь продавец, по сути – самый искусный лжец. И чем мастерски он это делает, тем больше продаёт. Маркетинг и реклама – два самых мощных рупора обмана и неправды. И дело тут касается всего: начиная от мнимого падения цен, до платья, которое примеряет клиентка в магазине и все хором орут как оно ей к лицу, хотя выглядит она в нём как сарделька просроченная зелёного цвета.
Но ведь это не важно!
Важно – ПРОДАТЬ!
Под любым предлогом.
Маркируем просроченный товар, выдаём фальшивки за оригинал, производим шахер – махер махинации с бонусами и карточками лояльности клиентам.
Все вокруг лохи, только не мы сами, на рабочем месте.
Ну а за пределами рабочего места, мы такие же лохи, как и все.
Без обид, пожалуйста.
Сотрудники входят в роль. И даже серые мыши (мыши в данном упоминании – это маленькие животные серого цвета) в бухгалтерии вовлекаются в этот театр абсурда, потому что всем, почему то весело, если бы не было столь грустно.
А теперь вы хотите задать вопрос:
А ПОЧЕМУ СОТРУДНИК ВАМ ВРЁТ, КОГДА ДЕЛО КАСАЕТСЯ ЛИЧНО ВАС?
Начнём с самого элементарного.
Например, с опоздания на работу.
Сотрудник опоздал, вы к этому очень негативно относитесь, и не берёте в расчёт, что он может задержаться на работе когда это вам нужно, но вы весьма агрессивно настроены, когда он опоздал на 15 минут и смотрите на него таким взглядом, как будто сейчас весь мир рухнет на его голову.
Что вы ожидаете от сотрудника?
Что он скажет вам правду, почему опоздал?
Или раскается и в следующий раз не будет этого делать?
В действительности, если человек пришёл не вовремя, И ДЛЯ ВАС ЭТО ДЕЙСТВИТЕЛЬНО КРИТИЧНО, необходимо спокойно разобраться в причинах, и помочь устранить ЭТУ САМУЮ ПРИЧИНУ.
И к тому же это вопрос действительной необходимости.
НАСКОЛЬКО ВАЖНО ДЛЯ ВАС ЭТО ОПОЗДАНИЕ НА 15-20 МИНУТ?
Или это просто ваш очередной бзик, на почве проявления эмоции власти и расширенных полномочий?
ТИПА: ВСЕХ ПОСТРОЮ, ВСЕМ МОЛЧАТЬ.
Дисциплина, прежде всего!
Тогда, почему вы, недовольным взглядом смотрите на сотрудника, если он вовремя уходит домой?
И не желает оставаться на лишние пять минут, чтобы доделать отчёт.
Если действовать по принципу вселенской справедливости, давайте тогда орать на сотрудника, и выпихивать его с рабочего места пинками, если он задержался больше чем на 1 минуту, можно его ещё и оштрафовать за это.
А может, всё-таки, будем находить золотую середину в данном вопросе, консенсус так сказать. Чтобы и волки сыты, и овцы целы.
Если это продавец, который должен открыть магазин вовремя, а он живёт далеко, и не успевает добраться, значит надо решать, или самому выходить, или подстраховывать другим сотрудником, или искать работника в вашем районе, а этого увольнять.
А спрашивать, почему опоздал, только для того, чтобы спросить для «галочки» и оштрафовать, приведёт ко лжи со стороны подчинённых, потому, что таким образом они хотят уйти от наказания, а не устранять причину опоздания.
Например, надавить на жалость, обрисовать форс-мажорные обстоятельства, и всё для того, чтобы их не лишили денег.
Вполне вероятно, что в сегодняшнем мире люди не настолько боятся быть уволенными, так как за опоздания вряд ли уволят офисный планктон, насколько опасаются лишения материальных благ и премий.
С опозданиями разобрались.
Поднимем тему посложнее, выполнение плана отделом продаж.
Почему врут о выполнении плана, и о том, что всё под контролем?
Потому, что «тянут кота за хвост», а время тикает.
Есть такое выражение: «понадеемся на русский авось», а вдруг чудо случится, а вдруг «рак на горе свистнет».
Да и кто его знает, что день грядущий нам готовит.
Напоминает историю про осла и падишаха.
«Один падишах кинул клич, кто его осла научит говорить, тому он подарит полцарства.
Ну, вот Ходжа Насредин на это подрядился, и заявил, что научит осла разговаривать через 50 лет.
На вопрос людей, как он это сделает, он ответил очень просто:
А кто знает, что через 50 лет произойдёт, или падишах умрёт или осёл сдохнет».
Вот так и в продажах.
А вдруг продадим, а не продадим, так сольём, а если не сольём, то затарим, а если не затарим, так договоримся, можно даже не вывозя со склада, накладные на отгрузки сделать, ну а потом в следующем месяце вернём.
Вот так сделаем объём в этом квартале. Премии получим, бонусы прогуляем, а там посмотрим. Может уже и не до этого будет.
Причина этой лжи совершенно проста – ЗАЩИТНАЯ РЕАКЦИЯ, и НАДЕЖДА НА БУДУЩИЕ МАТЕРИАЛЬНЫЕ БЛАГА.
В момент изложения неправдивой информации человек защищает себя от негативных последствий, и это такая же инстинктивная реакция как закрыть лицо рукой, если в неё летит кулак или предмет.
Т.е. если вы задаёте вопрос, ответ на который повлечёт за собой последствия (надуманные и спрогнозированные уже самим ответчиком), то ответом на такой вопрос – будет ложь.
Данный навык, мы приобретаем в детстве, и он очень хорошо закрепляется в нашем подсознании, и спасает нас по-прежнему, как и в детстве, от психологического или телесного насилия.
Возьмём для примера элементарный вопрос ребёнку:
«Ты уроки сделал?»
А, что если сейчас вечер воскресения и он наигрался, набегался, а уроки так делать не хочется, так как есть желание прыгнуть в свою кровать и уснуть, или доиграть интересную игру на планшете.
Какой будет ответ?
Вариант первый – правдивый
Ответ: «Нет, не сделал».
Решение родителя, последствия:
«Немедленно садись и сделай, в конце концов, свои уроки»!
Итог, вывод – насилие, негатив.
Вариант второй – не правдивый.
Ответ:
– «Сделал!»
Решение родителя – молодец, иди отдыхать. Потому, что родитель сам устал, и не против к телевизору поближе с баночкой пива подвинуться, или бокальчиком вина (не пьющие алкоголь – чай, сок, семечки).
Какой вариант для ребёнка выгодней?
Ну, кто же сознательно выберет насилие?
Только ребёнок с психическим отклонением, потому что нормальный ребёнок в состоянии оценить выгодность второй ситуации в отличии от первой.
То, что ложь будет разоблачена, так это ещё не факт, и к тому же дальнейших сценариев как выкрутиться из создавшейся ситуации великое множество.
Или представим себе варианты сцен ограбления, или может, кто то оставляет записку на столе с инструкциями где лежат деньги, чтобы воры зря всю квартиру в случае чего не перевернули.
Ложь – это неотъемлемое качество человека, тем более сотрудника.
И вопрос управления ложью не находится в плоскости жёстких наказаний лживых сотрудников, а в плоскости АДЕКВАТНОГО восприятия вами прежде всего СУЩЕСТВУЮЩЕЙ РЕАЛЬНОСТИ.
Т.е. вопрос – вашего отношения к тем или иным новостям или проблемам.
Если вы не адекватный руководитель, который рвёт и мечет от любой, с сугубо вашей субъективной точки зрения, негативной информации, то чего вы ждёте от ваших сотрудников?
Попасть под вашу горячую руку, нет уж, они будут вам врать и скрывать, а там уж будь что будет.
И последствия от этих действий не заставят себя ждать.
Какие из всего этого можно сделать выводы?
1. Разобраться в себе и своём поведении в отношении клиентов. Врём или не врём?
2. Пересмотреть своё отношение к сотрудникам, взяв для примера последние пару конфликтов с каждым из них. Что послужило причиной? Какая была ваша реакция?
3. Составьте и запишите себе ключевые фразы – «якоря», на типовые ситуации провокации конфликтов, которые очень часто повторяются.
Пример «якоря»:
Ситуация:
Сотрудник опоздал на работу. Обычно ваша реакция – мгновенное раздражение. Негатив, обвиняющие фразы, обидные слова, угрозы штрафами.
«Якорь»
Мой сотрудник всегда задерживается на работе, если я его попрошу. Он лоялен ко мне, я лоялен к нему. Насколько для меня критично его опоздание на 15 минут?
Это один из примеров.
В любом случае, если вы начинаете чувствовать раздражение, лучше всего сделать паузу, дать себе перерыв. Будет лучше, если вы посмотрите на самого себя, и на ситуацию со стороны. Т.е. есть вы, есть другой человек, есть ситуация, и это три совершенно разных объекта. Если вы начнёте злиться, это означает, что ситуация влияет на вас и вы зависимы от внешнего обстоятельства. И к тому же добровольно отравляете себя.
Да-да, именно отравляете, уже давно учёные доказали, что в момент злости, раздражения, наш организм вырабатывает яд.
Вы готовы отравлять себя?
Если нет, то меняйте своё отношение ко лжи.
Работайте с причинами, а не уже со следствиями.
Задумайтесь: какое качество в большей степени облегчило бы вам жизнь – способность преодолевать трудности или умение их не создавать?
История из жизни.
В славном городе Л… где у нас находился филиал компании, произошла казусная история. Ситуация была следующая: экспедитор в субботу в полу-выходной день приехал с выручкой в офис. Кассир в своём кабинете была весьма занята, и попросила оставить деньги в кулёчке на сейфе. Кассир, торопясь домой, деньги в кулёчке, с её слов, забыла с поверхности сейфа переложить внутрь сейфа. Ключи от кассы были у неё и директора филиала. Утром в понедельник кулёчка с деньгами на сейфе не оказалось.
В краже денег никто не сознавался, и уже даже кассир не была уверена, что экспедитор кулёчек оставил на сейфе, а не унёс с собой назад. Итак, мы имели три слагаемых: экспедитор, кассир, директор филиала, и каждый утверждал, что денег он не брал.
Вот вы бы кого подозревали?
Вот и я о том.
Поэтому мы обратились к службе безопасности для проверки подозреваемых на детекторе лжи.
По итогу оказался виноват директор филиала, но историю, которую он при этом описал, более чем странной не назовёшь. Т.е. причины воровства, мы до конца так и не поняли. Директора сменили, и продолжили работать, жизнь продолжается, компания как паровоз, продолжила свой путь.
В данной главе мы начнём приоткрывать дверцу понимания причин мошенничества и аферизма в финансовой сфере.
Глава 2. Виноватых нет.
Мошенничество в финансовой сфере можно разделить на два вида:
– умышленное,
– и не умышленное, или говоря простым русским языком – халатность во всей её красе.
Причина УМЫШЛЕННОГО мошенничества в финансовой сфере банально проста.
Формула:
БЕСКОНТРОЛЬНОСТЬ ПОМНОЖЕННАЯ НА НЕОБХОДИМОСТЬ.
Бесконтрольность в компании происходит, прежде всего, либо из-за полного доверия сотрудникам, или по причине отсутствия компетенции в данном вопросе, т.е. как этот самый контроллинг организовать.
Полное доверие возникает тогда, когда компания из маленького семейного бизнеса, в котором работала только семья, кумовья, и родственники вырастает в большую компанию, в которой начинают работать наёмные сотрудники, нанятые, ну конечно, новомодным HR отделом (отделом кадров по-простому).
Многие собственники бизнеса уже поняли, что на HR отдел положиться никак нельзя, и стали достаточно активно внедрять при прохождении собеседования детектор лжи.
Решение, конечно, прекрасное, но, ряд кандидатов это может и отпугнуть (даже честных) своей неординарностью.
Заметим, что если в формулу умышленного мошенничества, хотя бы в одно из значений поставить 0, то вероятность хищения тоже стремится к 0 (нулю).
Почему?
Потому, что если бесконтрольности нет, то даже присутствие необходимости сведёт попытки к 0 (нулю).
Отсутствие необходимости даже в присутствии бесконтрольности сведёт к минимуму хищение средств, как в случае высокооплачиваемого менеджмента, который дорожит своим местом, и для него вероятность «подмочить репутацию» близка по размерам к вселенской катастрофе.
Говорят, что простота хуже воровства.
И я с этим соглашусь!